• Administrative Unterstützung bei Beschaffungsprozessen in SAP
• Administrative Unterstützung des Direktors der Abteilung
• Dokumentenmanagement und Vertragsmanagement innerhalb der Abteilung
• Mithilfe bei der Organisation von Meetings inklusive der Terminkoordination
• Organisation von Tagungen, Events und teaminternen Angelegenheiten
• Administrative Unterstützung nach Bedarf im Rahmen von Ad-hoc-Projekte

Rechnungsverwaltung und Unterstützung in Budgetfragen

• Prüfung und Freigabe von Rechnungen sowie deren Abgleich mit Bestellungen
• Verwalten von Cross- Charges gemäß den geltenden Anforderungen, wo zutreffend
• Erfassung von Leistungen im System sowie Pflege des Budget- und Projekttrackers
• Support der Kostenstellenverantwortlichen bei Budgetplanung & -monitoring

Trainingsunterstützung und Prozessoptimierung

• Ansprechpartner für die Abrechnung von Veranstaltungen für Mitarbeitende und unseren Dienstleister
• Prozessevaluierung & -optimierung in Zusammenarbeit mit Scandienstleister
• Lieferantenmanagement und Durchführung der Schulung zu dem Prozess
• Mitarbeit im PMO-Projektteam zur Verbesserung zentraler administrativer Prozesse
• Organisatorische Unterstützung der Trainingsabteilung bei der Planung von Schulungen und dem Onboarding neuer Kolleg:innen

Ihr Profil:

• Kaufmännische Berufsausbildung; alternativ eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechenden Erfahrungen erforderlich (idealerweise mind. zwei Jahre Berufserfahrung)
• Nachweisbare Erfahrung im operativen Prozess- und Projektmanagement inklusive Kenntnis der einschlägigen Tools, idealerweise in einer cross-funktionalen Arbeitsumgebung
• Erfahrung in der Rechnungsverwaltung
• Erfahrung mit IT-Systemen/1st Lever Support und Trainings von Vorteil
• Gute kommunikative Fähigkeiten sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgezeichnete Microsoft Office Kenntnisse
• Analytisches Mindset und datengetriebene Arbeitsweise mit Interesse an Gesundheitsthemen
• Teamplayer mit Bereitschaft und Flexibilität sich in einem schnelllebigen, innovativen Umfeld in neue Themen einzuarbeiten und Verantwortung zu übernehmen
• Schnelle Auffassungsgabe & Lösungsorientiertes Arbeiten
• Erfahrung im agilen Arbeiten von Vorteil
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen innerhalb der Projektarbeit
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Wir bieten

• unbefristeten Arbeitsvertrag, langfristigen Einsatz 
• übertarifliche Bezahlung mit Sonderzahlungen

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Ihre schriftliche Bewerbung, unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins, richten Sie bitte an

M. Schormair GmbH